Leegmaken kantoren en stockeren archief van een Finance-afdeling tijdens de eerste en de laatste dag van hun verlof (Kantoorverhuis Van de Wiele – Kortrijk)

Van de Wiele is een industriële weverij met hoofdzetel in Kortrijk. Omdat de kantoren van de afdeling Finance aan vernieuwing toe waren, werd besloten om de kantoren tijdens het collectieve zomerverlof volledig leeg te halen en nieuw in te richten.

De Facility Manager bij Van de Wiele, Jean-Claude Alleman, vertelt waarom hij op zoek ging naar een verhuisspecialist: “De interne verhuizingen organiseerden we vroeger zelf. Deze keer wilden we de verantwoordelijkheid volledig bij een gespecialiseerde firma leggen. Zo konden we ons 100% focussen op de inrichting en hadden we meer zekerheid dat het project afgerond zou zijn vooraleer onze mensen opnieuw aan het werk gingen na hun vakantie.”

Zo lang mogelijk operationeel

Vandewiele nam contact op met ons en gaf ons een duidelijke opdracht: de kantoren van de interne boekhoudkantoren zo snel mogelijk leegmaken zodat ze met de vernieuwingswerken konden starten. We kregen 2 keer 1 dag tijd om alles uit te voeren, 1 om leeg te halen en 1 om opnieuw te bemeubelen, maar na een grondige voorbereiding leek ons dat ook haalbaar.

Jean-Claude Alleman: “We wilden enerzijds zo lang mogelijk operationeel blijven voor het verlof, anderzijds wilden we de tijd waarop de kantoren niet in gebruik waren optimaal kunnen benutten om de vernieuwingswerken uit te voeren. Dankzij de strakke voorbereiding van Vervaet Verhuis werd geen tijd verloren. Het verlof begon en 1 dag later waren de kantoren volledig leeggehaald. We konden op de tweede dag al beginnen met het vernieuwen van het tapijt.”

Als verhuisbedrijf kregen we de opdracht om het meubilair en de archieven weg te halen. Het oude meubilair brachten we integraal naar het containerpark, de archieven mochten natuurlijk niet verloren gaan. We verpakten alle dossiers in gespecialiseerde archiefboxen, zodat we ze aan het eind van het verlof snel en gestructureerd in de nieuwe archiefkasten konden opslaan.

Jean-Claude Alleman: “We hadden niet alleen tijd maar ook ruimte nodig. Vervaet Verhuis beschikt over een magazijn en stockeerde onder meer onze archieven veilig terwijl we aan het werk waren.”

Nieuwe kantoren, maar alles voelt vertrouwd aan

Op de allerlaatste dag van het verlof bij Van de Wiele waren de vernieuwingswerken afgerond. Dat was ons signaal om opnieuw in gang te schieten. We kregen een dag tijd om het nieuwe meubilair te installeren en de archiefkasten te vullen.

Jean-Claude Alleman: “Vervaet Verhuis zorgde ervoor dat de archieven opnieuw in gebruik genomen konden worden. Onze werknemers troffen volledig vernieuwde kantoren aan en konden meteen aan het werk. De ondersteuning en uitvoering van Vervaet Verhuis voldeed perfect aan onze verwachtingen. Op alles hadden ze een antwoord. Voor de eerste keer gaf ik een verhuisproject volledig uit handen - van voorbereiding tot uitvoering - maar Vervaet Verhuis had alles onder controle. We konden ons volledig focussen op de vernieuwing van de kantoren.”

Vraag een offerte aan voor uw kantoorverhuis

We organiseerden verhuizen vroeger zelf, maar deze keer wilden we de verantwoordelijkheid volledig bij een gespecialiseerde firma leggen.

Jean-Claude Alleman
Van de Wiele