Labelen en verpakken van 150.000 boeken zodat die meteen op de juiste plaats staan (Verhuis bibliotheek – Waregem)

De verhuizing van Bibliotheek Waregem naar een complex in het vernieuwde stadsdeel Zuidboulevard, betekent een mijlpaal voor stad Waregem. Voor de verhuis van 150.000 boeken, 30.000 cd’s en 10.000 dvd’s rekende het stadsbestuur in eerste instantie op het eigen bibliotheekpersoneel. Al bleek al snel dat die handen te kort zouden komen.

Bibliothecaris Katrien Vanthuyne vroeg en kreeg een budget om een verhuisfirma in te schakelen: “We wilden een verhuisfirma die voldoende ervaring had met het verhuizen van bibliotheken. De collega’s van Bibliotheek Wevelgem en Roeselare vertelden enkel positieve zaken over hun samenwerking met Vervaet Verhuis en raadden me aan om contact met hen op te nemen.”

Dankzij meterbakken en labels weet iedereen perfect waar de boeken moeten staan

In een bibliotheek is de classificatie van boeken, cd’s en dvd’s heilig. Daarom verhuizen we boekbanden met meterbakken die daar specifiek voor dienen. Elke bak bevat een lopende meter boeken, zodat die boeken snel alfabetisch uitgepakt kunnen worden met behoud van de classificatie die de bibliotheek hanteert. Een label geeft aan in welke afdeling of rek dat moet gebeuren.

Foto: De verhuisvrachtwagen aan de ingang van het oude bibliotheekgebouw.

Katrien Vanthuyne: “De mensen van Vervaet Verhuis verpakten alle boeken, cd’s en dvd’s en hielpen ons met het aanbrengen van de juiste labels. Dat we een nieuwe indeling hanteren in het nieuwe gebouw maakte de verhuis er niet eenvoudiger op. De boeken moesten niet zomaar van a naar b verplaatst worden. Bovendien deden we een beroep op jobstudenten voor het uitpakken van de bakken. Dankzij het labelsysteem van Vervaet Verhuis wisten ze snel waar ze elke bak moesten uitladen.”

Zware rolkarren op een hellend vlak

Bij verhuisprojecten van deze omvang, gaan we altijd ter plekke kijken om een correcte inschatting te maken. Zo detecteren we sneller mogelijke hindernissen die de verhuis zouden bemoeilijken.
Katrien Vanthuyne: “De vloer in het nieuwe gebouw helt lichtjes. Slechts 4%, maar dat kon voldoende zijn om de verhuiskarren naar beneden te doen rollen. Vervaet Verhuis zorgde voor doeken en metalen blokjes om de karren te blokkeren. Uiteindelijk hebben we die blokjes niet nodig gehad, maar het toont wel aan dat ze actief meedenken aan een oplossing.”

Verhuizers die weten wat ‘boekbanden’ en ‘lopende meters’ zijn

Onze verhuizers zorgden voor het inpakken en het transport van het materiaal. We probeerden de laadkarren zo dicht mogelijk bij de juiste afdelingen te lossen, zodat het bibliotheekpersoneel zich enkel op het uitpakken kon concentreren.

Katrien Vanthuyne: “Je merkt meteen dat die verhuizers weten wat een bibliotheekverhuis precies inhoudt. Ze zijn goed op elkaar ingespeeld en altijd aanspreekbaar. Ze voorzagen rijplaten om de betonnen vloer te beschermen tegen de laadkarren. We zijn heel trots op het gloednieuwe gebouw, en we zouden het graag zo lang mogelijk ‘nieuw’ houden, dus dat hadden ze goed ingeschat.”

Foto: Doeken en rijplaten om de nieuwe vloer te beschermen.

Vraag een offerte voor uw bibliotheekverhuis

“Omdat we een beroep deden op jobstudenten voor het uitpakken van de boeken, moest het heel duidelijk zijn waar die boeken moesten staan. Het labelsysteem van Vervaet Verhuis sloot twijfel uit.”

Katrien Vanthuyne
Bibliotheek Waregem