Verhuizing van 150.000 boeken op anderhalve dag tijd (Bibliotheekverhuis CC De Factorij – Zaventem)

De gemeentelijke bibliotheek van Zaventem snakte al even naar een nieuw onderkomen omdat de gebouwen na meer dan 30 jaar trouwe dienst niet meer aan de eisen van een moderne bibliotheek voldeden. Het Zaventemse gemeentebestuur voorzag daarom voldoende ruimte in een gloednieuw cultureel centrum – CC De Factorij – zodat ook de gemeentebibliotheek daar onderdak zou kunnen vinden. Voor de opening van het cultureel centrum moesten meer dan 150.000 boeken verhuisd worden.

Bibliothecaris Marina Van Lombeek vertelt dat het gemeentebestuur aanvankelijk verwachtte dat het bibiotheekpersoneel de verhuis zelf zou uitvoeren: “We hadden 4 weken tijd. Dat lijkt veel maar ik denk niet dat het praktisch haalbaar was om in die tijdspanne de volledige verhuis zelf uit te voeren. We werken elke dag met boeken en weten hoeveel een boekenplank weegt. Gelukkig hebben we het gemeentebestuur kunnen overtuigen om een gunning uit te schrijven. Vervaet Verhuis won het pleit en dat hebben we ons op geen enkel moment beklaagd.”

Zwaarbeladen rolkarren overwinnen elk obstakel dankzij rijplaten

We startten dit verhuisproject met een plaatsbezoek om de oude gebouwen en het cultureel centrum te verkennen en proactief problemen op te lossen. Beide gebouwen liggen op wandelafstand van elkaar waardoor we geen verhuiswagen nodig hadden om de rolkarren te verhuizen, al moesten we de rolkarren wel aan de overkant van de straat krijgen.

Marina Van Lombeek: “Vervaet Verhuis zorgde ervoor dat de straat 3 dagen lang afgesloten werd voor het verkeer zodat de verhuizers de rolkarren naar de overkant van de straat konden rollen. Eén probleem: de parking waarover ze moesten, lag er heel oneffen bij. Daarom installeerden de verhuizers van Vervaet Verhuis een pad uit rijplaten.”

Boeken volgens nummering in en uit de bak

Elke bibliotheek heeft een eigen systeem om de collectie in te delen: jeugdboeken, volwassen fictie, non-fictie, cd’s, stripboeken, enzovoort. Elke categorie is meestal op alfabetische wijze geordend. Die ordening respecteren we tijdens de verhuis door gebruik te maken van meterbakken. Dat zijn blauwe bakken waarin een volledige boekenplank past met inbegrip van de volgorde.

Marina Van Lombeek: “Ik wist meteen dat de verhuis in orde zou komen toen ik zag dat de verhuizers van Vervaet Verhuis een boekenplank van achter naar voor inpakten en perfect van voor naar achter uitpakten. De boeken stonden altijd in perfecte volgorde op de plank. Deze verhuizers hadden dat al vaker gedaan, dat zag je meteen. Ik was zelfs onder de indruk van het tempo en de ernst waarmee Vervaet Verhuis aan het werk ging.”

Een lift stuurde de plannen een beetje in de war

Het cultureel centrum De Pastorij bestaat uit 2 verdiepingen die met elkaar verbonden zijn met een lift of een kleine trap. Tijdens de verhuis bleek dat we de lift nog niet konden gebruiken omdat die nog niet gekeurd was. We installeerden daarop een extra rijplatform waardoor we de rolkarren de trap konden oprijden in 1 vlotte beweging.

Marina Van Lombeek: “Vervaet Verhuis besloot om extra mankracht in te zetten om het wegvallen van de lift te compenseren. Ik vroeg me af of die mekaar niet voor de voeten zouden lopen aangezien die allemaal over dat pad en over die trappen moesten. Maar het team van Vervaet Verhuis was uitstekend georganiseerd. De samenwerking verliep ontzettend vlot. Op anderhalve dag tijd was de verhuis volledig afgerond. Het gemeentebestuur zag uiteindelijk ook dat het een goed idee was om met Vervaet Verhuis samen te werken.”

Vraag een offerte voor uw bibliotheekverhuis

“Toen ik zag dat de verhuizers van Vervaet Verhuis een boekenplank van achter naar voor inpakten en van voor naar achter uitpakten en dat de boeken in perfecte volgorde op de plank stonden, wist ik dat het in orde zou komen.”

Marina Van Lombeek
Bibliotheek Zaventem