Kantoorverhuis in volle verlofperiode terwijl de dienstverlening verzekerd blijft (Bedrijfsverhuis kantoor - Brugge)

Entropia Digital is een telecommunicatiebedrijf dat zijn diensten verleent aan organisaties uit diverse sectoren. In het midden van de zomer in 2015 besliste de directie van Entropia om te verhuizen van een gehuurd kantoorgebouw in het centrum van Brugge naar de eigen kantoren in Oostkamp die een volledige renovatie achter de rug hadden.

De marketing- en communicatiemanager bij Entropia, Nicole Buyck, vertelt waarom ze een beroep deden op een professionele verhuispartner: “Verhuizen met interne medewerkers behoorde niet tot de mogelijkheden, want we planden de verhuis in de verlofperiode en veel medewerkers waren op vakantie. Toch wilden we niet dat onze dienstverlening in het gedrang kwam.”

Het radionetwerk van Entropia moest altijd operationeel blijven

De klanten van Entropia mochten tijdens de verhuis niet zonder bedrijfskritische netwerkverbinding vallen.

Nicole Buyck: “Ons digitaal radionetwerk wordt vooral gebruikt voor bedrijfskritische communicatie. Onze klanten zijn actief in sectoren waar radiocommunicatie altijd moet werken. Denk maar aan ambulances, de havenindustrie, openbare besturen of de petrochemie. Radiocommunicatie is stabieler dan andere communicatiemiddelen, maar toch moeten we de werking ervan altijd in de gaten blijven houden, ook tijdens deze verhuis.”

“Ik moest me op geen enkel moment zorgen maken, omdat ik snel merkte dat de verhuizers alles onder controle hadden. Elke verhuizer was op de hoogte van de gevoeligheden van dit verhuisproject en de ervaren teamleiders waakten over de timing en de correcte uitvoering.”

Heldere coaching van de teamleiders

Niet alleen bureaus en personeel verhuisde naar de kantoren in Oostkamp, maar ook het netwerk monitoringcentrum en de demonstratieruimte moesten afgebroken en verplaatst worden.

Nicole Buyck: “Het verliep allemaal zoals gepland. Op 2 dagen tijd verhuisde de hele afdeling vanuit Brugge naar Oostkamp dankzij een strak verhuisplan en een gedetailleerd draaiboek. Vervaet Verhuis maakte gebruik van een ingenieus systeem met kleurencodes, waardoor de verhuizers van elk voorwerp weten waar het naartoe moet. En de ervaren teamleider smoorden eventuele twijfel in de kiem, door elk teamlid nauwgezet op te volgen.”

Alle last minute aanpassingen waren bespreekbaar

Tijdens de 2 verhuisdagen bleven de IT-dienst en salesafdeling operationeel. Het volledige team van 12 verhuizers werd vooraf goed gebrieft over de gevoeligheden van dit project. 

Nicole Buyck: “Tijdens de verhuis moest ik me geen zorgen maken, want ik merkte snel dat Vervaet Verhuis alles onder controle had. Ze hadden dan ook de hele operatie goed voorbereid en hielden rekening met het volledige plaatje. Kleine aanpassingen of wijzigingen van onze kant waren allemaal bespreekbaar. Een mooi voorbeeld van klantgerichtheid.”

Vraag een offerte voor uw kantoorverhuis

“Ik moest me op geen enkel moment zorgen maken, omdat ik snel merkte dat de verhuizers alles onder controle hadden. Elke verhuizer was op de hoogte van de gevoeligheden van dit verhuisproject en de ervaren teamleiders waakten over de timing en de correcte uitvoering.”

Nicole Buyck
Entropia Digital