Verhuizing van 120 burelen op 6 dagen tijd (Kantoorverhuis AZ Sint-Lucas – Gent)

AZ Sint-Lucas is een modern en sociaal ziekenhuis in hartje Gent. Het ziekenhuis is verspreid over 2 campussen – campus Sint-Lucas en campus Volkskliniek – op nauwelijks honderd meter van elkaar. In het kader van het masterplan van AZ Sint Lucas diende alle administratie gecentraliseerd te worden in 1 gebouw. Daarom ging de directie op zoek naar een locatie voor enkele administratieve diensten.

De stafmedewerker infrastructuur bij AZ Sint-Lucas, Matty Stommelinck, legt uit waarom dit een complexe verhuis was: “De kleinere interne verhuizingen worden gecoördineerd door de projectverantwoordelijke van dat bouwproject, voor grotere verhuizen stellen we een verhuiscoördinator aan. Aangezien we ongeveer 120 burelen van de administratieve dienst moesten verhuizen, viel dit project onder de laatste categorie.”

120 burelen verhuizen in samenwerking met de technische dienst

Het AZ Sint-Lucas contacteerde ons aanvankelijk enkel voor de huur van transportboxen. Daarom gingen we langs om alles te inventariseren en het verhuisvolume in te schatten.

Matty Stommelinck: “Stilaan drong het tot ons door dat deze verhuis een te grote uitdaging was voor ons eigen technisch team. De omvang was groot, de tijdspanne heel kort en bovendien maakte de indeling van ons nieuw gebouw het ons niet bepaald makkelijk. De campus in de Molenaarsstraat is een gerenoveerde spinnerij met veel niveauverschillen, moeilijk bereikbare hoeken, kleinere ruimtes en noem maar op.”

We werkten nauw samen met de technische dienst van het AZ Sint-Lucas die veel ervaring heeft met interne verhuizingen. Het was belangrijk dat we goed communiceerden en onze methodes goed op elkaar afstemden. Zo introduceerden we bijvoorbeeld ons labelsysteem met kleurcodes. Dat zorgde eerst nog voor wat verwarring – het AZ Sint-Lucas hanteerde een ander systeem – maar de complexiteit van het gebouw vereiste een gedetailleerder labelsysteem.

Matty Stommelinck: “We wisten meteen dat Vervaet Verhuis de geknipte partner was voor ons. De verhuizers en verhuiscoördinatoren bleken niet alleen doorgewinterde professionals, ze zijn bijzonder makkelijk in de omgang. En dat was nodig. Onze mensen werden vaak weggeroepen voor een klus en moesten nadien weer makkelijk kunnen aansluiten. Dat verliep echter prima. Ook hun labelsysteem zit vernuftig in elkaar. De volgende keer pakken we het opnieuw zo aan. Het was leuk om van hen bij te leren.”

IT-materiaal klaarzetten voor installatie

De IT-dienst van het AZ Sint-Lucas ontkoppelde alle IT-infrastructuur. Wij zorgden ervoor dat de IT-dienst alles opnieuw vlot kon installeren op de nieuwe locatie. We legden alles zo goed mogelijk klaar zodat ze geen tijd verloren aan het zoeken of sorteren van infrastructuur. En net zoals bij elke verhuis, rekenden we wat marge in voor onvoorziene zaken.

Matty Stommelinck: “Ons draaiboek lag al een tijdje vast. Maar omdat we zoveel mogelijk meubilair wilden hergebruiken, moesten we soms ad hoc inschatten welk meubilair we zouden recupereren. De verhuizers waren daarvan op de hoogte en maakten er geen probleem van om af en toe zo’n klus erbij te pakken. Die flexibiliteit stelden we enorm op prijs.”

Vraag een offerte voor uw ziekenhuisverhuis

“We wisten meteen dat Vervaet Verhuis de geknipte partner was voor ons. De verhuizers en verhuiscoördinatoren bleken niet alleen doorgewinterde professionals, ze zijn bijzonder makkelijk in de omgang. Het was leuk om van hen bij te leren.”

Matty Stommelinck
AZ Sint-Lucas