Verhuizing van een volledige hogeschool tijdens een vakantieweek (Verhuizing Howest – Kortrijk)

Howest – de Hogeschool West-Vlaanderen – in Kortrijk heeft een raamcontract met Vervaet Verhuis voor alle verhuisactiviteiten. Meestal houdt dat contract tijdelijke verhuisactiviteiten in, naar aanleiding van onderhoudswerken. Maar al enkele jaren stond een complete verhuis van alle campussen op de agenda.

De volledige school zou zich vestigen in een nieuw scholencomplex bij het Magdalenapark in Kortrijk. De oude schoolgebouwen verkocht Howest aan de Politiezone VLAS. Omdat de buurtbewoners klacht neerlegden tegen de bouw van het nieuwe complex, moest de directie noodgedwongen uitkijken naar een tussenoplossing: een tijdelijk onderkomen in verschillende ‘pop-up-campussen’ verspreid over Kortrijk.

Projectmanager bij Howest, Karin Lecluyze, legt uit wat die tussenoplossing inhoudt: “We weken uit naar verschillende locaties, zoals The Square, de Budafabriek en de Campus GKG. Dat zijn verschillende sites, verspreid over het centrum van Kortrijk. Normaal zouden we pas in augustus, aan het eind van het schooljaar, vertrekken uit onze oude gebouwen. Maar omdat de politie ervoor koos om het aangekochte pand eerst te renoveren, moest de verhuis eind februari afgerond zijn.”

Weinig ruimte voor improvisatie door strakke deadline

Karin Lecluyze: “De omvang van deze verhuis was enorm. De verhuis zelf uitvoeren is dus nooit een optie geweest. We konden er zelf geen getal op plakken, dus we konden evenmin zelf een realistische planning opmaken. Daarom zaten we samen met Vervaet Verhuis, waarmee we een raamcontract hebben. Een verantwoordelijke van Vervaet Verhuis nam de tijd om al ons materiaal – campus per campus, lokaal per lokaal – in kaart te brengen.”

Wie aan scholen denkt, denkt in de eerste plaats aan stoelen en banken. Maar er komt veel meer kijken bij de verhuis van zo’n grote hogeschool. Denk maar aan examens, dossiers, bibliotheken, enzovoort. Voor de verhuis zelf was er slechts 1 week tijd voorzien, tijdens het intersemestrieel verlof. Omdat er niet veel ruimte was voor improvisatie was de voorbereiding essentieel om die timing te respecteren.

Karin Lecluyze: “We hadden meteen het grootste vertrouwen in de verhuizers van Vervaet Verhuis. Ze hebben meerdere verhuizingen voor Universiteit Gent uitgevoerd en tal van andere grote projecten. En ze zijn ook eerlijk. Ze zeggen wat mogelijk is en baseren zich daarvoor op plaatsbezoeken en niet louter op buikgevoel.”

Een geoliede machine die maar een half woord nodig heeft

De studenten kwamen terug uit vakantie en konden de draad terug opnemen ... op een nieuwe locatie. 

“Het team van Vervaet Verhuis is een geoliede machine die razend efficiënt werkt volgens een strikte planning. Maar ze blijven op elk moment bereikbaar voor vragen en suggesties. Een extra klus of een onvoorziene omstandigheid? Geen enkel probleem. Toen bleek dat onze aannemer nog tapijt aan het leggen was wanneer de vrachtwagens van Vervaet Verhuis arriveerden, verloor het verhuisteam geen tijd en stockeerden ze dat materiaal tijdelijk op een andere plaats.”

“Dat maakte de samenwerking bijzonder vlot, we stonden voortdurend met elkaar in contact en we hoefden nooit 2 keer hetzelfde te zeggen of te vragen."

Bekijk ook dit filmpje dat de studenten van Howest maakten tijdens de verhuis (via Facebook)

Vraag een offerte voor uw schoolverhuis

De verantwoordelijken van Vervaet Verhuis zeggen vooraf duidelijk wat mogelijk is. Ze baseren zich daarvoor op plaatsbezoeken en niet louter op buikgevoel.

Karin Lecluyze
Howest