Ziekenhuisverhuizing van een volledige vleugel in 1 week tijd (Ziekenhuisverhuizing Sint-Jozefkliniek – Bornem)

De Sint-Jozefkliniek in Bornem nam in februari 2017 een gloednieuwe vleugel in gebruik. De verhuis van verschillende afdelingen naar het nieuwe gebouw moest in een week tijd gebeuren. Een ziekenhuis kan natuurlijk niet zomaar de deuren sluiten of patiënten naar huis sturen. Daarom nam de voorbereiding van dit verhuisproject maar liefst een jaar in beslag.

Om alles in goede banen te leiden, nam Anja Schaerlaecken de taak van verhuiscoördinator op zich: “Mijn eerste taak: een betrouwbare verhuisfirma vinden en aanstellen. Die zoektocht verliep moeizamer dan verwacht. Onze eisen waren dan ook niet min. We wilden vooral Nederlandstalige verhuizers om miscommunicatie te vermijden, voldoende verhuismateriaal, flexibel verhuispersoneel dat ook in het weekend kon werken, enzovoort.”

Anja Schaerlaecken: “Vervaet Verhuis diende een uitgebreid dossier in dat ons meteen overtuigde. Het verhuisbedrijf beantwoordde niet alleen aan alle eisen, hun dossier stond ook boordevol heldere uitleg. Over het afplakken van de liften en de planning bijvoorbeeld. Dat schepte meteen vertrouwen omdat ze al een stap verder stonden dan hun concurrenten en aantoonden dat ze het project naar waarde schatten.”

Veel verschillende afdelingen met gevoelige apparatuur

We werken altijd met een systeem van labels met kleurcodes om duidelijk te maken waar het te verhuizen materiaal naartoe moet. In principe zouden we een kleur toekennen aan elke afdeling. Maar omdat de Sint-Jozefkliniek meer afdelingen telt dan ons systeem kleuren bevat, moesten we onze manier van werken een beetje aanpassen.

Anja Schaerlaecken: “De afdelingen die op 1 week tijd verhuisd moesten worden, waren niet op 1 hand te tellen. Elke dienst heeft bovendien specifieke gevoeligheden en apparatuur. We spreken niet alleen over consultatie-afdelingen, maar ook over de dienst nucleaire geneeskunde, labo’s, de technische dienst, het operatiekwartier, enzovoort. Dat gespecialiseerd materiaal mag absoluut niet verloren gaan door onduidelijke instructies. Sommige apparatuur kon bijvoorbeeld niet langer dan 45 minuten zonder stroom. Al die instructies hadden we samen goed in kaart gebracht.”

Anja Schaerlaecken: “Samen met Vervaet Verhuis werkten we een kleurensysteem uit per dag. Zo slaagden we erin om het labelsysteem overzichtelijk te houden.”

Verhuizers met ervaring met ziekenhuizen werken sneller en nauwkeuriger

Onze offerte bevatte ook een lijst met alle verhuismedewerkers die ingezet zouden worden in dit verhuisproject. Omdat de verhuis van een ziekenhuis erg specifiek en gevoelig is, vinden we het belangrijk dat de betrokken verhuismedewerkers voldoende ervaring hebben met het verhuizen van labomateriaal en kostbare apparatuur.

Anja Schaerlaecken: “De verhuismedewerkers van Vervaet Verhuis zijn een plezier om mee samen te werken. Dat Vervaet Verhuis alleen maar eigen personeel inzette, was een van de doorslaggevende factoren om met hen samen te werken. Je merkte dat ze ervaring hadden met ziekenhuisverhuizing. Daardoor hadden we meteen veel vertrouwen in elkaar.”

Anja Schaerlaecken: “De verhuis ging snel vooruit. De planning wijzigde hier en daar omdat we ook afhankelijk waren van andere aannemers. Vervaet Verhuis paste meteen hun planning aan en een uurtje langer blijven om iets af te werken was nooit een probleem. Zo konden onze afdelingen vlot opstarten op de nieuwe locatie en kregen onze patiënten onder deze omstandigheden de zorg die ze verdienen.”

Vraag een offerte voor uw ziekenhuisverhuis

“Vervaet Verhuis diende een uitgebreid dossier in dat ons meteen overtuigde. Het verhuisbedrijf beantwoordde niet alleen aan alle eisen, hun dossier stond ook boordevol heldere uitleg.”

Anja Schaerlaecken
Sint-Jozefkliniek Bornem