Hoe zorgt Vervaet Verhuis ervoor dat een verhuisdag efficiƫnt verloopt?

Door Kurt Van Synghel op 06 dec 2019

Ons advies is om een bedrijfsverhuis 8 tot 10 weken voor v-day te beginnen plannen. Concreet betekent het dat we poolshoogte komen nemen op de site en samenzitten om uw wensen te noteren. Vervolgens stellen we het verhuisdraaiboek op en rest er voldoende tijd om dat samen verder te verfijnen.

Verhuizen is voor bedrijven gelukkig geen alledaagse bezigheid. Daarom kan u zich maar beter goed informeren vooraleer u met kasten en bureaus begint te sleuren. Het verhindert dat uw bedrijf of afdeling langer dan voorzien niet operationeel is. De nodige verhuistijd berekenen, het juiste verpakkingsmateriaal kiezen, gevoelige plekken afschermen, een plan opstellen om elektronica los te koppelen, ā€¦ Om de hele operatie tot in het detail te kunnen voorbereiden en in te plannen, stellen we bij Vervaet Verhuis standaard een verhuisdraaiboek op.

De aanloop naar de verhuisdag

Op basis van wat u ons vertelt en wat we op de verhuissite zelf vaststellen, maken we het draaiboek op. Het vertelt iedereen die bij de verhuizing betrokken is stap voor stap wat er wanneer dient te gebeuren. Omdat we door onze ervaring weten welke voorbereidingen er bij een verhuis komen kijken, kunnen we elke stap gedetailleerd opnemen in het traject voorafgaand aan de verhuisdag.

Het gaat bijvoorbeeld over het leveren van verhuiscontainers, zodat uw medewerkers hun dossiers of klein materiaal kunnen inpakken en kunnen voorzien van labels. Maar evengoed vermeldt het draaiboek wanneer onze mensen langskomen om bijvoorbeeld hoeken af te schermen of fragile vloeren te beschermen, zodat ze op de verhuisdag niet beschadigd geraken. We plannen op dezelfde manier ook de veiligheidssignalisatie in die bij de operatie komt kijken.

Op de verhuisdag

Dankzij het verhuisdraaiboek weet iedereen op de verhuisdag wat er van hem of haar verwacht wordt. Het document toont systematisch welke stappen moeten gevolgd worden en in welke volgorde de verhuisactiviteiten moeten uitgevoerd worden.

Het voorkomt dat alle archiefkasten al netjes op hun plaats staan en iedereen klaar is om in de nieuwe werkomgeving aan de slag te gaan terwijl de bureaustoelen nog niet verhuisd zijn. Of dat in het magazijn de orderpickers klaarstaan om dringende bestellingen af te werken terwijl de goederen al in de verhuisvrachtwagens geladen zijn. Dankzij een goed voorbereid en doordacht draaiboek, kunnen we beslissen om eerst andere prioriteiten te stellen, waardoor de verhuizing van de goederen pas aan de beurt is nadat de orders van de dag klaargemaakt zijn voor verzending.

En is het echt nodig om het archief vandaag te verhuizen of kan dat perfect als al de rest al een plaats gevonden heeft op de nieuwe locatie? Het zijn beslissingen die je goed kan overwegen als je op tijd met de voorbereiding begint.

Geen verrassingen

Verrassingen zijn leuk op Sinterklaas maar op een verhuisdag wil u ze liever niet. Dankzij een degelijk verhuisdagboek kunnen we vooraf zeer goed inplannen hoeveel verhuizers we zullen nodig hebben en hoelang ze met de verschillende onderdelen van de verhuis zullen bezig zijn. Maar evengoed stelt het ons in staat om in te schatten of we alle noodzakelijke expertise in huis hebben en of het nodig is om externe experten te engageren om bijvoorbeeld delicate labotoestellen te demonteren.

Daardoor beloven we niet alleen dat we ons klanten volledig kunnen ontzorgen maar maken we het ook concreet en kunnen we dat vertalen in een heldere offerte, zonder verrassingen achteraf.