Checklist verhuizen bedrijf
Een bedrijf verhuizen kan voor stress zorgen. Zal ons bedrijf operationeel blijven? Wie zal onze bedrijfsverhuis uitvoeren? Aan wat moet ik allemaal denken?
Met onze ‘checklist bedrijfsverhuizing’ helpen we u op weg.
1. Voorbereiding van uw bedrijfsverhuis (enkele maanden op voorhand)
Start met alles op papier te zetten. Hoe gedetailleerder uw verhuisdossier is, hoe kleiner de kans dat u in een latere fase voor onaangename verrassingen komt te staan.
Beantwoord de volgende vragen zo gedetailleerd mogelijk:
- Wanneer wil u verhuizen?
- Verhuist u liever tijdens de week of op een zaterdag? Op 1 dag of meerdere dagen?
- Welke afdelingen wil u verhuizen? Kantoor, magazijn, archief, … ?
- Wie pakt in?
- Wat zijn de belangrijkste aandachtspunten?
- Wie is de verantwoordelijke van uw bedrijfsverhuis?
Praktisch:
Indien u een pand huurt: is alles geregeld wat betreft de opzegtermijn? Breng de eigenaar op de hoogte met een aangetekend schrijven.
- Zijn er nog aanpassingswerken nodig op de nieuwe locatie? Wanneer zijn die ingepland? Zijn de eventuele onderaannemers op de hoogte van uw planning?
- Communiceer duidelijk de impact van de verhuis aan uw werknemers.
- Laat aan uw klanten weten dat u verhuist via een nieuwsbrief, blogbericht, e-mailhandtekening, ...
- Bestel tijdig nieuw meubilair zodat uw medewerkers snel terug operationeel zijn.
- Overleg goed met uw ICT-dienst of ICT-partner zodat de migratie van uw informatiearchitectuur vlot verloopt.
- Breng uw toeleveranciers op de hoogte van uw verhuis.
2. Zelf uw bedrijf verhuizen of samenwerken met een gespecialiseerde verhuisfirma?
Bent u er al aan uit of u een verhuisfirma inschakelt voor uw verhuis? Als u dat doet, zal u veel minder zorgen hebben tijdens uw verhuis en tijdens de voorbereiding ervan.
Hou er rekening mee dat niet alle verhuisfirma’s ervaring hebben met het verhuizen van bedrijven. Vraag altijd naar enkele referenties vooraleer u een keuze maakt.
Lees ook: 5 redenen om een beroep te doen op een professionele verhuisfirma voor uw bedrijfsverhuizing
3. Breng het verhuisvolume in kaart
Probeer zo gedetailleerd mogelijk een overzicht te krijgen op al het materiaal en meubilair dat naar de nieuwe locatie verhuist:
- Bureaus: demonteerbaar of niet?
- Archieven: hoeveel lopende meter? Hoe is het archief gestructureerd?
- Kasten en rekken: demonteerbaar of niet?
- Computers, schermen en kabels.
- Magazijn: wat ligt gestockeerd? Hoeveel items? Volgens welke structuur?
- Wat mag opgeruimd worden?
Tip: Neem foto’s van het materiaal.
De expertise van Vervaet Verhuis:
We gebruiken vaste formules om het volume te bepalen en meteen om te rekenen naar het aantal verhuisdagen, het aantal verhuizers en het vereiste verhuismateriaal.
4. Stel een draaiboek voor de verhuizing van uw bedrijf op
Zorg ervoor dat u tijdens de verhuis niet hoeft te improviseren. Denk vooraf goed na over de aanpak en zet die op papier.
- Bepaal de meest efficiënte volgorde van de verhuis van uw bedrijf. Globaal gezien zijn er 3 verschillende fases: inpakken, verhuizen en uitpakken.
- Hou de tijd tussen inpakken en uitpakken van bedrijfskritische infrastructuur zo kort mogelijk. Denk aan bureaus, servers en computers.
- Bepaal wie verantwoordelijk is voor elke stap in het verhuisdraaiboek. Voorzie eventueel een team op elke locatie.
- Probeer in te schatten hoeveel werkkrachten je nodig hebt om de vooropgestelde deadline te halen.
- Vraag op tijd parkeerplaats aan bij de gemeente of stad.
De expertise van Vervaet Verhuis:
We stellen een projectleider aan die het draaiboek opstelt in samenspraak met uw verhuisverantwoordelijke. Hij of zij zorgt ervoor dat de verhuizers perfect gebrieft zijn en is uw contactpersoon tijdens het volledige verhuisproject.
5. Maak een bestemmingsplan
Zorg ervoor dat u tijdens de verhuis geen tijd verliest en sluit twijfel uit over de exacte bestemming van de verhuisdozen en meubels.
- Overloop samen met de verhuizers het grondplan van de nieuwe locatie.
- Noteer goed in uw draaiboek naar waar het materiaal dient te verhuizen.
- Als u na de verhuis iets niet terugvindt, kan u zich altijd op die notities beroepen.
De expertise van Vervaet Verhuis:
We werken altijd met kleurcodering. Elke zone op de nieuwe locatie krijgt een kleur. Het te verhuizen materiaal voorzien we van kleurenlabels om de bestemming visueel duidelijk te maken.
6. Kies voor geschikt verhuismateriaal
- Koop of huur voldoende verhuisdozen of -bakken.
- Overweeg extra beschermend verpakkingsmateriaal voor breekbare zaken.
- Voor archieven of boeken raden we hangklassementen en meterbakken aan.
- Gespecialiseerd verhuismateriaal zoals rekken op wielen verkorten de verhuistijd gevoelig.
De expertise van Vervaet Verhuis:
We hebben gespecialiseerd verhuismateriaal voor elk type bedrijfsverhuis. Meterbakken voor bibliotheekverhuis, hangklassementen voor verhuis van archieven, computerboxen voor kantoorverhuis, magazijncontainers, …
Bekijk ons gespecialiseerd verhuismateriaal
7. Inpakken en klaarzetten voor de verhuis
Probeer zoveel mogelijk in te pakken op voorhand, zodat u tijdens de verhuisdag geen kostbare tijd verliest.
- Begin met de afdelingen of het materiaal waar de werking van uw bedrijf minder afhankelijk van is.
- Markeer duidelijk de ingepakte dozen of bakken.
- Zet alles klaar in volgorde van het verhuisdraaiboek en in volgorde van het inladen van de verhuiswagen.
- Stapel dozen en bakken zodat de verhuizers meer ruimte hebben om te werken en elkaar niet voor de voeten lopen.
- Begin op tijd met het demonteren van rekken, meubilair en ICT-infrastructuur.
De expertise van Vervaet Verhuis:
U krijgt instructies en tips om efficiënt en gestructureerd in te pakken. U kan het inpakken ook gedeeltelijk of volledig aan ons uitbesteden. Onze verhuizers zijn bijvoorbeeld opgeleid om rekken, meubilair en ICT-infrastructuur te (de)monteren.
8. Efficiënt verhuizen
Een verhuis verloopt vlot als iedereen zich aan het draaiboek houdt. De rol van de projectleider is daarom essentieel. Hij of zij komt best iets vroeger om iedereen proactief aan te sturen en elke stap in het draaiboek op te volgen.
- Opvolgen van de verhuisteams op beide locaties.
- Controleren of elke ruimte toegankelijk is.
- Eventueel toegangscontrole voorzien op beide locaties om diefstal te voorkomen.
- Aanbrengen van bescherming aan vloeren en muren.
- Voorzie voldoende water, koffie en eten voor de verhuizers zodat geen tijd verloren gaat.
- Contacteer uw ICT-dienst of -leverancier zodat die alles gebruiksklaar kunnen maken.
- Verzamel het verhuismateriaal na het uitpakken.
De expertise van Vervaet Verhuis:
Onze projectleider is op elk moment bereikbaar. Hij zorgt ervoor dat alle verhuizers ‘s morgens nog een uitgebreide briefing krijgen. Onze verhuizers brengen hun lunchpakket mee en blijven ter plekke tot alles afgewerkt is. We zetten alles zo goed mogelijk klaar zodat uw werknemers direct terug aan de slag kunnen.
9. Na de verhuis
Na de verhuis is het een kwestie van zo snel mogelijk op volle snelheid te draaien en een hoofdstuk af te sluiten. De verhuis van uw bedrijf is een mijlpaal voor uw werknemers en organisatie.
- Maak de oude locatie schoon en zorg voor een vlotte overdracht.
- Maak een overzicht de eventuele schade voor de verzekering.
- Ruim het verhuismateriaal op zodat er geen verhuisdozen rondslingeren.
- Pas uw adres aan op uw documenten, in uw administratie, communicatie en op sociale media.
- Organiseer eventueel een drink voor uw werknemers, partners en klanten.
De expertise van Vervaet Verhuis:
We komen al het verhuismateriaal ophalen en zorgen voor een ecologische oplossing van uw overbodig materiaal. Als u in een overgangsperiode onvoldoende opslagruimte heeft, stockeren we uw bezittingen in ons verwarmd magazijn.
